Automatische regels

Het is mogelijk om automatisch acties te laten uitvoeren bij bepaalde gebeurtenissen binnen Webship Online zoals bij het aanmaken van een order of het updaten van voorraad.

Via Instellingen > Regels kunnen automatische regels worden aangemaakt en beheerd. Een regel bestaat uit een aanleiding, enkele optionele filters en één of meerdere acties en kan permanent ingeschakeld worden of binnen een aangegeven tijdslot (om zo bijvoorbeeld enkel regels toe te passen op orders tijdens een tijdelijke commerciële promotie).

Overzicht

Via het overzicht is het mogelijk om:

• De volgorde van regels aan te passen
• Regels snel in- en uit te schakelen
• Regels te bewerken, dupliceren of verwijderen

?> De volgorde van regels in de lijst geeft aan in welke volgorde de regels worden toegepast. Dit is belangrijk want het uitvoeren van een regel kan ervoor zorgen dat een order/product/... niet langer voldoet aan de filters van een daaropvolgende regel.

Velden

Aanleidingen

Voor iedere regel moet een aanleiding gekozen worden. Een gebeurtenis waarbij gekeken wordt of de regel uitgevoerd moet worden. Enkele belangrijke aanleidingen zijn bijvoorbeeld:

• Wanneer een order aangemaakt wordt
• Wanneer een order bewerkt wordt
• Wanneer nieuwe voorraad ingeboekt wordt

Filters

Filters zijn optioneel en kunnen gebruikt worden om te bepalen of een regel al dan niet uitgevoerd moet worden. Zo kan een regel bijvoorbeeld enkel uitgevoerd worden wanneer het order naar een bepaald land verstuurd moet worden of een product tot een bepaalde handelsnaam behoort. Het order/product/... moet voldoen aan alle filters in de regel vooraleer de acties worden toegepast.

Acties

Acties zijn de effectieve acties die toegepast worden wanneer een regel uitgevoerd wordt. Enkele voorbeelden van acties zijn:

• een aanpassing maken zoals een levernotitie toevoegen aan een order of de bestaande levernotitie bewerken
• een item toevoegen zoals een extra informatie item toevoegen aan een order
• een e-mail versturen naar één of meerdere interne gebruiker
• een notificatie tonen aan één of meerdere interne gebruikers

Acties kunnen ingesteld worden om herhaaldelijk () uitgevoerd te worden of slechts éénmalig () uitgevoerd te worden op hetzelfde order/product/..., zo kan u er bijvoorbeeld voor kiezen een levernotitie toe te voegen als een order voor de eerste keer bewerkt wordt maar bij daaropvolgende bewerkingen de levernotitie te laten zoals ze is.

Wanneer worden regels uitgevoerd?

Regels worden altijd uitgevoerd vóór de aanleiding van de regel vastgelegd wordt in de databank. Dit betekent dat wanneer een regel uitgevoerd wordt bij het bewerken van een order de bijhorende acties toegepast worden op het order tussen het moment dat je op "opslaan" klikt en het order daadwerkelijk opgeslaan wordt.

Voorbeelden

Zoals je kan zien zijn de mogelijkheden van automatische regels zeer uitgebreid. Hieronder enkele voorbeelden van regels die we zelf nuttig vinden:

• Bij het aanmaken van een order naar Duitsland de voorkeurskoerier instellen op DHL
• Bij het aanmaken van een order met een bepaald product extra informatie toevoegen (met highlight) met de melding dat een folder moet toegevoegd worden tijdens het inpakken.
• ...