Producten importeren

Wanneer je over enkele tien-, honderd- of duizendtal producten beschikt, is het handig om deze te kunnen importeren en niet manueel over te nemen in Webship Online. Daarvoor hebben we een import functie voorzien: alles oplijsten in Excel volgens een vaste template, converteren naar een CSV-bestand om daarna te importeren en snel te kunnen starten.

Zorg er voor dat alle producten een unieke code hebben (ook wel SKU genaamd). Die unieke code zal later gebruikt worden om je producten te identificeren.

Om een productenbestand te importeren, zal je een CSV (comma separated values) bestand aanmaken. Dit doe je door een Excel-bestand aan te maken en op te slaan als een CSV-bestand (opgelet: komma als lijstscheidingsteken) ofwel door deze handige online converter te gebruiken.

Webship Online linkt de kolomkoppen uit het importbestand aan de overeenkomstige velden in de applicatie. Gebruik daarom telkens de juiste kolomkoppen. Je kan steeds een sjabloon van het importbestand downloaden met de link naast de importknop in de applicatie.

Navigeer naar 'Producten' en klik bovenaan de lijst op het import/export icoon.

Bij producten wordt er onderscheid gemaakt tussen het importeren van productdata en voorraad.

Productdata importeren

Met de productdata importeer je de gegevens van een product die niet te maken hebben met de voorraad. Denk hierbij aan de naam, beschrijving, prijs, afmetingen, etc. Een lijn in het CSV-bestand komt overeen met één product, wanneer eenzelfde SKU gebruikt wordt op meerdere lijnen, wordt enkel de data van de eerste lijn van deze SKU gebruikt tijdens de import.

Import velden

Onderstaande gegevens kan je importeren, met daarbij telkens de correcte kolomkop tussen haakjes. De verplichte velden zijn aangegeven in het vet.

• SKU (sku)
• Barcode (barcode)
• Naam (name)
• Beschrijving (description)
• Bio product (stock_bio)
• Levensmiddel (stock_foodstuff)
• Breedte van het product (width)
• Hoogte van het product (height)
• Lengte van het product (length)
• Gewicht van het product (weight)
• Eenheidsaantal (per)
• Eenheid (unit)
• HS-code (hs_code)
• Land van oorsprong (country_of_origin)
• Prijs (price)
• Retailprijs (retail_price)
• Minimum orderhoeveelheid (minimum_order)
• Bestelveelvoud (order_multiples)
• Producttype (type)
• Product heeft eigen voorraad (has_stock)
• Bestaat uit basisproducten (composition_children)
• Bron basisproduct (derivative_parent)
• Voorraadtype (stock_type)
• Minimum voorraad (min_stock)
• Maximum voorraad (max_stock)

Import instellingen

Je kan ervoor kiezen om bestaande gegevens te overschrijven. Het is dus belangrijk om het importbestand zo compleet mogelijk te maken. Vink je deze optie niet aan, dan worden er enkel nieuwe producten geïmporteerd (op basis van de opgegeven SKU).

!> Opgelet Webship Online importeert enkel de kolommen aanwezig in het importbestand. Als de beschrijving is ingevuld in Webship Online én de kolomkop description aanwezig is in het importbestand maar lege waardes bevat, dan zal de beschrijving verdwijnen tijdens het importeren. Maak je geen gebruik van de kolomkop description, dan zal de beschrijving niet geïmporteerd noch overschreven worden.

Voorraad importeren

Bij het importeren van voorraad komt een lijn overeen met een product item. Wanneer een product meerdere product items heeft, zal een SKU in het CSV-bestand dus in meerdere lijnen gebruikt worden. Om voorraad te kunnen importeren voor een product, moet de gebruiker toegang hebben tot alle locaties waar dat product reeds voorraad heeft. Door gebruik te maken van het warehouse_id veld, kan je voorraad importeren voor verschillende magazijnen.

Import velden

• SKU (sku)
• Locatie (location)
• Identifier van het magazijn van bovenstaande locatie (warehouse_id)
• Batch (batch)
• Leverdatum (delivery_date)
• Vervaldatum (expiry_date)
• Notitie (note)
• Breuk (fraction)
• Stockniveau (total)

!> Opgelet Bij het importeren van voorraad van een bestaand product wordt er een product item gezocht met dezelfde eigenschappen als een rij uit het CSV-bestand. Indien er een gelijkaardig product item gevonden wordt, wordt het stockniveau van dit product item aangepast. Andere product items worden overschreven met nieuwe product items die gemaakt werden tijdens het importeren. Wanneer je dus slechts 1 rij gebruikt in het CSV-bestand, terwijl een bestaand product al meerdere product items heeft, zal dit product na het importeren 1 product item hebben.