Van start gaan

Proficiat, je hebt de stap gezet naar Webship Online voor het beheer van je voorraad, inkoop- en verkooporders, magazijn, etc… en hebt de nodige voorbereidingen al gemaakt om nu van start te gaan met het gebruik van de applicatie.

Tot slot bekijken we nog eens kort een gebruikelijke workflow in Webship Online:

Dashboard

Een ideale plaats om de dag te starten is het dashboard. Hier kan je in één oogopslag zien hoeveel orders er klaar zijn om gepickt te worden, hoeveel er op voorraad wachten, hoe druk het is in het magazijn, welke producten er besteld moeten worden en veel meer. Het dashboard helpt je om prioriteiten te stellen voor de komende dag/week.

Voorraad bestellen en inslaan

Maak een inkooporder aan om producten te bestellen bij de leverancier en de status van de levering op te volgen. Wanneer de producten geleverd worden kan het inkooporder uitgepakt worden om de geleverde goederen in te slaan in het magazijn.

Nieuwe bestellingen

De koppeling tussen Webship Online en jouw e-commerce platform(en) zorgt er voor dat nieuwe bestellingen direct zichtbaar worden in de applicatie. Nieuwe bestellingen zullen bij aanmaak ook direct voorraad reserveren zodat die niet meer beschikbaar is voor andere bestellingen en zichtbaar worden in de orderlijst met een "klaar voor picking" status.

Orders waarvoor geen voorraad beschikbaar is, krijgen een "in wacht" status. Dit wil zeggen dat het order pas kan worden verzonden wanneer de voorraad weer beschikbaar is. Die backorders krijgen automatisch een "klaar voor picking" status van zodra alle bestelde goederen beschikbaar worden.

Orders picken

Van zodra nieuwe orders beschikbaar zijn met een klaar voor picken status kunnen die door een magazijnmedewerker gepickt worden. Die magazijnmedewerker zal gewoonlijk meerdere orders groeperen op basis van enkele eigenschappen om die samen te gaan picken. Zo kan een picker er voor kiezen om enkel orders te gaan picken die maar één product bestellen (singles picken), enkel orders die enkel hetzelfde product bestellen (bulk picken) of om enkel orders te picken waarvoor de goederen in één magazijnzone liggen om de pickroute zo kort mogelijk te houden.

Webship Online zal een pickroute berekenen doorheen het magazijn en zo de magazijnmedewerker helpen om de producten zo efficiënt mogelijk te verzamelen. De pickroute kan indien gewenst ook afgedrukt worden op een picklijst.

Orders verzenden

Wanneer de goederen gepickt zijn komen die samen aan de inpaktafel met de status "klaar voor inpakken". Hier kan diezelfde of een andere magazijnmedewerker de goederen inpakken en voorzien van een verzendlabel. Verzendlabels worden aangemaakt op basis van het gewicht van de zending, de gekozen koerier en/of het land van bestemming.

Wanneer de ingepakte zendingen opgehaald worden door hun koerier kan de status van de zendingen ook aangepast worden naar "compleet".